Veel bedrijven organiseren eens per jaar een feestje voor het personeel. Vaak aan het eind van het jaar, maar soms wordt er ook bewust gekozen voor een feest in de zomer. Dan kan het eventueel buiten plaatsvinden, ook al moet je dan wel rekening houden met het typisch Hollandse weer dat nog roet in het eten kan gooien. Als je het perfecte feest wilt organiseren, dan is het verstandig om op tijd te beginnen.
Het beschikbare budget
Soms stelt de directie een budget beschikbaar voor het organiseren van een bedrijfsfeest en wordt dit vervolgens geregeld door een ‘feestcommissie’. Soms moet je als commissie met een voorstel komen inclusief begroting, en kun je pas aan de slag als dit plan is goedgekeurd. Soms krijg je carte blanche en kun je meteen aan de slag. Maak altijd een kostenoverzicht om te zien of je alles kunt regelen binnen het beschikbare budget. Een overschrijding wordt meestal niet op prijs gesteld door de directie.
Een optreden regelen
Wil je een artiest boeken voor je bedrijfsfeest dan doe je dat bij voorkeur minimaal een half jaar of langer van tevoren. Artiesten hebben, zeker als ze in de belangstelling staan, vaak al snel een volle agenda. Organiseer je een feest in de zomer, houd er dan rekening mee dat er dan veel festivals worden georganiseerd waar ook Nederlandse artiesten voor worden geboekt. Kijk dus eerst op de festival agenda voordat je een datum prikt. Veel artiesten hebben de data van de festivals al geblokt in hun agenda. En dan is het natuurlijk ook nog zo dat ze in de zomer ook nog graag een paar weken vakantie vieren met hun partner, gezin of vrienden.
De locatie
Organiseer je het bedrijfsfeest op een externe locatie, ga er dan in ieder geval een keer kijken voordat je boekt. Dan weet je hoeveel ruimte er is, hoe je de ruimte eventueel kunt aankleden, waar een podium kan staan en of er ruimte is voor catering. Ook kun je dan bespreken of het mogelijk is om behalve de ruimte ook bedienend personeel in te huren. Het is een beetje armoedig om tijdens een bedrijfsfeest een paar collega’s aan te wijzen die de bar moeten draaien of met hapjes rond moeten gaan. Overleg ook of het verwachte aantal bezoekers geschikt is voor de locatie die je op het oog hebt. Organiseer je een buiten feest, bekijk dan of het mogelijk is om het feest bij slecht weer naar binnen te verplaatsen.
Wil je een bekende artiest boeken voor je bedrijfsfeest? Kijk dan op de website van Lukassen, https://lukassen.nl/. Hier vind je informatie over de artiesten die bij hen kunnen worden geboekt, het tarief voor een optreden van 30 minuten en overige informatie. Een boeking is pas definitief als deze is bevestigd. Lees ook altijd de ‘rider’ van de artiest, hierin staat welke faciliteiten geregeld moeten worden om het optreden goed te laten verlopen.
